„Können wir das nicht mit KI machen?” – diese Frage höre ich inzwischen in fast jedem Erstgespräch. Manchmal ist die Antwort ja. Oft ist die bessere Antwort: Das lässt sich automatisieren, aber ganz ohne KI. Und manchmal sollte man es gar nicht automatisieren. Eine einfache Einteilung in drei Gruppen hilft, das auseinanderzuhalten.
Gruppe 1: Feste Regeln – klassisch automatisieren
Viele Abläufe folgen klaren Regeln: Wenn A passiert, tue B. Ein Formular geht ein und wird in ein anderes System übertragen. Eine Frist läuft ab, und jemand muss benachrichtigt werden. Ein Termin wird frei, und der Nächste auf der Liste soll davon erfahren.
Solche Abläufe automatisiert man am besten klassisch, mit gewöhnlicher Software. Das ist günstiger, schneller und vor allem berechenbar: Das Ergebnis ist jedes Mal dasselbe.
Ein Beispiel aus meinem eigenen Produkt waitend, einem Buchungssystem für Vereine: Wer keinen Platz bekommt, landet auf der Warteliste und erhält automatisch eine E-Mail, sobald etwas frei wird. Termine aus dem Vereinskalender sperren Hallenzeiten von selbst. Dafür braucht es keine KI – nur sauber umgesetzte Regeln.
Klassische Automatisierung trägt auch in großem Maßstab. Für einen Weltkonzern der Chemiebranche habe ich ein Werkzeug gebaut, mit dem sich mehrere tausend Geräte in allen Ländern des Konzerns zentral verwalten lassen. Auch hier: feste Regeln, viele Geräte, keine KI.
Gruppe 2: Unklare Eingaben – hier hilft KI
Schwierig wird es für klassische Software, wenn die Eingaben nicht einheitlich sind. Eine E-Mail kann alles Mögliche enthalten. Eine Rechnung sieht bei jedem Lieferanten anders aus. Eine Kundenanfrage ist mal drei Wörter lang, mal drei Seiten.
Genau hier ist KI stark: Sie kann Texte verstehen, Dokumente auslesen und Anfragen nach Inhalt vorsortieren. Typische Einsätze:
- Angaben aus Rechnungen, Lieferscheinen oder Formularen auslesen und in ein System übertragen,
- eingehende Anfragen nach Thema oder Dringlichkeit sortieren und an die richtige Stelle weiterleiten,
- Antworten oder Zusammenfassungen entwerfen, die ein Mensch nur noch prüft.
Wichtig dabei: KI liegt nicht immer richtig. Wo es darauf ankommt, prüft ein Mensch das Ergebnis, bevor es weitergeht. Gut gebaute KI-Prozesse sind deshalb so angelegt, dass die KI die Arbeit vorbereitet und der Mensch entscheidet.
Gruppe 3: Besser nicht automatisieren
Nicht alles, was sich automatisieren lässt, sollte man automatisieren. Vorsicht ist angebracht, wenn
- ein Ablauf nur selten vorkommt – dann ist die Automatisierung teurer als die Handarbeit,
- jeder Fall eine echte Abwägung verlangt, die man nicht in Regeln fassen kann,
- ein Fehler schwere Folgen hätte und niemand mehr hinschaut,
- der Ablauf selbst noch nicht klar ist. Wer einen unklaren Ablauf automatisiert, bekommt einen schnellen unklaren Ablauf.
Im letzten Fall lohnt es sich, den Ablauf zuerst zu ordnen – oft ist danach schon ein großer Teil der Arbeit gespart, noch bevor eine Zeile Code entsteht.
So finden Sie den richtigen Startpunkt
Für den Anfang genügen drei Fragen:
- Was wiederholt sich am häufigsten? Ein Ablauf, der täglich vorkommt, spart mehr als einer, der einmal im Quartal ansteht.
- Wo entstehen die meisten Fehler? Abtippen und Übertragen von Hand sind klassische Fehlerquellen.
- Sind die Eingaben einheitlich oder nicht? Einheitlich spricht für klassische Automatisierung, uneinheitlich für KI.
Mit dem Ablauf, der bei diesen Fragen am besten abschneidet, fängt man an – klein, messbar und mit einem Rückweg, falls etwas nicht passt. Was sich bewährt, wird danach ausgeweitet.
Mehr dazu, wie ich dabei vorgehe, finden Sie unter Automatisierung & KI-Prozesse und KI-Einführung.