Fast jedes Unternehmen hat sie: die eine Software, an der alles hängt und die niemand mehr anfassen möchte. Sie wurde vor vielen Jahren entwickelt, der Entwickler ist nicht mehr erreichbar, und jede Änderung ist ein Wagnis. Irgendwann stellt sich die Frage, wie man davon wegkommt, ohne den Betrieb zu gefährden.
Woran Sie erkennen, dass es Zeit wird
- Die Software läuft nur noch auf alten Rechnern oder Betriebssystemen.
- Kleine Änderungen dauern unverhältnismäßig lange.
- Neue Anforderungen – mobil arbeiten, Daten austauschen, auswerten – lassen sich nicht mehr umsetzen.
- Das Wissen über die Software steckt in ein oder zwei Köpfen.
Jeder dieser Punkte für sich ist lästig. Zusammen sind sie ein Risiko für den Betrieb.
Warum der große Stichtag selten funktioniert
Der naheliegende Plan lautet: Wir bauen alles neu und schalten an einem Tag um. Er scheitert häufig aus drei Gründen.
Die alte Software kann mehr, als man denkt. Über Jahre sind Sonderfälle hineingewachsen, die niemand mehr auf dem Zettel hat. Sie tauchen erst auf, wenn sie im neuen System fehlen.
Das Geschäft bleibt nicht stehen. Während das Neue entsteht, ändern sich Anforderungen. Am Stichtag ist die neue Software schon wieder veraltet.
Es gibt keinen Rückweg. Wenn am Tag der Umstellung etwas nicht stimmt, steht der Betrieb.
Besser: Ablösung in Etappen
Bei der schrittweisen Ablösung wird die alte Software Baustein für Baustein ersetzt. Alt und Neu laufen eine Zeit lang nebeneinander.
- Bestandsaufnahme. Was kann die Software, was wird davon wirklich genutzt? Dazu spricht man mit den Menschen, die täglich damit arbeiten, und sieht sich Programm und Daten an.
- Reihenfolge festlegen. Begonnen wird mit einem Teil, der überschaubar ist und einen spürbaren Nutzen bringt.
- Bauen, testen, einführen. Jede Etappe ist ein eigenes kleines Projekt mit eigenem Abschluss.
- Abschalten. Erst wenn das Neue im Alltag trägt, wird der entsprechende Teil der alten Software stillgelegt.
Der Vorteil: Sie haben früh einen Nutzen, das Risiko pro Schritt bleibt klein, und Sie können nach jeder Etappe neu entscheiden.
Die Daten sind der schwierigste Teil
Programme lassen sich neu schreiben. Daten sind einmalig. Deshalb verdient die Übernahme der Bestandsdaten besondere Aufmerksamkeit: mit Probeläufen, bei denen geprüft wird, ob alles vollständig und richtig ankommt, lange bevor es ernst wird.
Oft zeigt sich dabei, dass in den alten Daten Unstimmigkeiten stecken, die jahrelang niemandem aufgefallen sind. Auch das ist ein Ergebnis – und besser vor der Umstellung entdeckt als danach.
Muss wirklich alles neu?
Nicht immer. Manchmal genügt es, einen Teil zu ersetzen. Manchmal reicht eine Schnittstelle, über die die alte Software mit neuen Anwendungen spricht. Die ehrliche Antwort gibt erst die Bestandsaufnahme.